1. تعریف مشتریان، کارکنان، ناظرین عملکرد و سرپرستان
  2. تعریف تکمیلی و سازمانی مربوطه به هر دسته از قبیل عکس، ایمیل، شماره و..
  3. گروه بندی محصولات و تعریف محصولات و خدمات
  4. تعریف سطح اهمیت پاسخگویی و انواع وضعیت مورد نیازی مشتری
  5.  تعریف انواع خدمات مورد نیاز سازمان
  6. تعریف متن های آماده جهت پاسخ گویی یا ارسال درخواست توسط مشتری
  7. تعریف نقش های مختلف جهت کاربران سیستم
  8. تعریف دپارتمانهای سازمانی
  9. تعریف انواع وضعیت جهت هر پاسخ
  10. تعریف تاریخ ارائه خدمات توسط واحدهای داخلی