کارتابل اسناد مالی : (مدیریت فرآیندهای اسناد مالی)

          کارتابل اسناد و مدیریت فرآیندهای اسناد مالی زروان

در سال های اخیر به علت عدم کفایت کنترل های داخلی استقرار یافته بر روی نظام های مالی و عدم همسویی این کنترل ها با اهداف متعالی بنگاه های اقتصادی، نسل جدید کنترل ها علاوه بر تمام بررسی های قبلی خود پیرامون رعایت اصول و قواعد کسب و کار همسویی این رعایت اصول و قواعد را با نتیجه نهایی متصور از طرف صاحبان سرماه و سرمایه گذاران را تواما مورد بررسی و قرار می دهد و برایند بین این دو موضوع را به عنوان کنترل های داخلی تبیین می نماید. پس از به روی کار آمدن این نسل از ارزیابی اطلاعات مالی و تجاری، نه تنها طراحان سیستم های مالی بلکه طراحان سیستم های اداری، بازرگانی و هر سیستمی که بخشی از کسب و کار یک بنگاه اقتصادی را ارزیابی می نماید، سعی نمودند تا به گونه ای بتوانند خود را با ساختار این کنترل های هوشمند که در دهه اخیر توانسته است تحول عظیمی در تمام کسب کارهای دنیا که زمانی مسیر رو به تنزل و را می پیمودند را تبدیل به غول های تجاری دنیا نماید.

در دهه اخیر نرم افزارهای مبتنی بر استانداردهای BPMN بخش عمده ای از بازارهای نرم افزارهای مدیریت کسب و کار را به خود اختصاص داده اند اما گاه این تلقی تبدیل به یک باور اشتباه شده است که یک سیستم مبتنی بر استاندارهای گردش کار می تواند جایگزین سیستم های مالی و مدیریتی گردد.

تولید ابزاری که بتواند علاوه بر درک فرایندهای گردش کار ، استاندارها و پیش فرض های سیستم های مالی و مدیریتی را نیز پشتیبانی نماید.گروه نرم افزاری زروانرا بر آن داشت تا یک زیر ساخت ابزار محور و طراحی بر پایه ی ماژول های استاندارد شده مالی به کاربران خود این امکان را می دهد که با دانش فنی مالی و فرایندی و بر اساس نیازهای سازمان خود ، سیستم مالی فرایند محوری را طراحی نمایند که علاوه رعایت دستورالعمل های پذیرفته شده کنترل داخلی (با قابلیت افزایش و یا کاهش کنترل با توجه به وسعت فعالیت، نوع فعالیت و ریسک ذاتی محیط کسب و کار) با گردش دیجیتال اطلاعات کنترل های داخلی را افزایش، ریسک عدم کشف و ذاتی را کاهش و در نتیجه کیفیت گزارشگری مالی را در سطح قابل توجهی در هر سازمانی افزایش دهد.

گروه نرم افزاری زروان برای اولین بار اقدام به ارائه کارتابل اسناد مالی در کنار کارتابل الکترونیک سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت گردش کار نموده است که یکی از وجوه تمایز این کارتابل دسترسی به کلیه اسناد مالی از سیستم های مختلف شامل سیستم مدیریت مالی، فروش، خزانه داری، انبار، تولید، پخش و سایرسیستم ها و امکان مشاهده، ویرایش، کنترل و … بروی اسناد مالی می باشد که از طریق سیستم گردش فرآیند اسناد امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای کاربران فراهم آمده و کلیه اسناد در کار قابل مشاهده خواهدگردید.

محصول کارتابل اسناد و مدیریت فرآیندهای اسناد مالی این امکان را به کاربران می دهد که امور جاری را در یک صندوق پستی مشاهده، ثبت اقدام، تایید و یا ابطال نمایند و به مدیران این امکان را می دهد که روند انجام کار و زنجیره های فعالیت محیط کاری خود را بررسی، گلوگاه های کاری و میزان فعالیت و اثر بخشی هریک از پست های سازمانی را بررسی و مدیریت نمایند.

پیاده سازی مدل فرآیندی شامل دو مرحله می باشد

     بررسی و مطالعات اولیه و تدوین فرآیندها و ارایه پیشنهادات

    پیاده سازی مدل فرآیندی در قالب نرم افزار و عملیاتی سازی پروژه

     مرحله اول: مطالعات اولیه در خصوص فرآیندهای سازمان شکل گرفته و همچنین پیشنهاداتی به سازمانها و شرکتها جهت بهبود فرآیندها داده می شود که می توان مواردی به شرح ذیل را نامبرد:

     بررسی کلیه فعالیت های شرکت که اثرات مالی دارند و استخراج زنجیره ارزش و فرایندهای عملیاتی.

     بررسی محرک های و مخازن و مراکز هزینه در شرکتهای تولیدی .

     تولید سند طراحی مبتنی بر ماژول و قابل انعطاف و تغییر توسط کاربر ارشد کارفرما در نوع بسته مورد انتخاب با توجه به دفترچه راهنمای سیستم، تحویل شده در مرحله آخر

     تطبیق فرایندها با استانداردهای کنترل های داخلی مصوب شرکت و یکپارچه سازی فعالیت ها.

     ارائه ساختار فعالیت های استاندارد شده.

     طراحی و نهایی سازی سند طراحی فرایندها جهت پیاده سازی و مرتب سازی ماژول ها بر اساس نیاز کارفرما.

     اعلام منابع اطلاعاتی مورد نیاز سیستم ها

    اخذ تایید فرایندها از کارفرما و شروع فاز پیاده سازی بر مبنای مدل فرآیندی.

     مرحله 2 : پیاده سازی کامل فرآیندهای سازمانی می باشد که به شرح ذیل می باشد

    طراحی فرایندهای سازمان بر روی بستر نرم افزارمدیریت فرآیندهای مالی.

     پیاده سازی فرایندها بر روی بستر نرم افزاری.

     انجام تست های سیستمی.

     انجام تست های فرایندی

    تهیه دفترچه نحوه بهره برداری و خطایابی

    آموزش و تحویل نهایی پروژه

سیستمهای مرتبط با کارتابل اسناد مالی

 مدیریت مالی زروان

 مدیریت انبار زروان

 مدیریت خرید و تدارکات زروان

 مدیریت وجوه زروان

 مدیریت فروش و بازاریابی

 مدیریت اموال و دارایی ثابت

 مدیریت اتوماسیون و فرآیندها

بازگشت
بازگشت
بـرخـی از امـکانـات
  • تعیین سطوح دسترسی براساس چارت سازمانی در کارتابل
  • تفکیک کارتابل به 2 بخش اصلی و پیگیری اسناد
  • امکان ارتباط با کلیه زیرسیستم های نرم افزاری زروان
  • امکان شرطی سازی و زمان بندی فرآیند های اسناد تعریف شده
  • ارجاع اسناد مالی طبق گردش کار و فرآیند تعریف شده جهت اسناد
  • مشاهده مستندات اسناد در کارتابل شخصی
  • امکان تعریف فرآیندهای اسناد و طبقه بندی بر اساس نقش های کاربران
  • امکان تعریف ریز فرآیندها و گردش کار در هر ریز فرآیند
  • مشاهده گردش کار اسناد توسط کاربران مجاز
  • مشاهده پیغام های کاربران در کارتابل بصورت اتوماتیک
  • تعیین رویه کنترل داخلی جهت کنترل و رسیدگی به اسناد مالی
ویـژگـی های بـرتـر کارتـابل اسـنـاد
  • استفاده همزمان در کنار کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری
  • استفاده همزمان بصورت web base ، windows base در کنار یکدیگر
  • امکان خودکار سازی، نظارت و کنترل فرآیند های کسب و کار در اسناد مالی
  • استفاده از کارتابل در محیط Web